Từ thời Lê, các văn bản quản lí nhà nước đã quy định bắt buộc phải ghi quốc hiệu. Ngày 17 tháng 4 năm Thuận Thiên thứ 1 (1428), “ra lệnh chỉ rằng, từ sau ngày chiếu thư ban ra, nếu quân hay dân có dâng thư nói việc gì thì phải theo đúng niên hiệu, quốc hiệu, đô hiệu như trong chiếu thư, ai trái thế thì phải xử phạt trượng hay biếm chức; những giấy tờ, văn khế, khoán ước về mua bán, đổi chác, vay mượn mà không theo đúng như trong chiếu thì sẽ không có giá trị”[1].

Mỗi lần thay đổi quốc hiệu, khi ban hành các văn bản, đặc biệt là các công văn ngoại giao, các nhà Vua triều Nguyễn đều yêu cầu ghi quốc hiệu. Tháng Hai năm Gia Long thứ 3 (1804), nhà Vua ban chiếu, đặt quốc hiệu Việt Nam: “Đế vương dựng nước, trước phải trọng quốc hiệu để tỏ rõ nhất thống ... Sau nghĩ tới mưu văn công võ, ở ngôi chính, chịu mệnh mới, nên định lấy ngày 17 tháng 2 năm nay, kính cáo Thái miếu, cải chính quốc hiệu là Việt Nam, để dựng nền lớn, truyền lâu xa. Phàm công việc nước ta việc gì quan hệ đến quốc hiệu và thư từ báo cáo với nước ngoài, đều lấy Việt Nam làm tên nước, không được quen xưng hiệu cũ là An Nam nữa”[2].

Ngày Giáp Tuất, tháng 3 năm Minh Mệnh thứ 19 (1838) nhà Vua ban chiếu cho định quốc hiệu là nước Đại Nam[3] và quy định việc ghi quốc hiệu trên văn bản: “Chuẩn cho từ nay trở đi, quốc hiệu phải gọi là nước Đại Nam, hết thảy giấy tờ xưng hô, phải chiểu theo đó tuân hành” [4].

Nhà Nguyễn quy định về việc ghi thời gian ban hành văn bản nhằm theo dõi thời gian giải quyết công việc của các cơ quan, giúp đăng kí và tra tìm văn bản, đồng thời xác định trách nhiệm của những cá nhân, những cơ quan ban hành văn bản khi cần thiết.

Tháng 11 năm Minh Mệnh thứ 3 (1822), “Vua thấy từ trước đến nay, các sắc chương sớ văn thư các nha, chữ năm tháng ngày ở chỗ niên hiệu đều dùng chữ đơn, sắc từ nay phải dùng chữ kép (như chữ nhất 一 phải viết 壹, chữ nhị 二 phải viết 貳) để phòng sự thay đổi” [5].

Năm Minh Mệnh thứ 3 (1822), nhà Vua quy định ghi chữ số “kép” trên dòng niên hiệu của văn bản.

Nguồn: Quốc sử quán triều Nguyễn, Đại Nam Thực lục chính biên, Đệ Nhị kỉ, quyển 18, trang 7.

Tháng 12 năm Minh Mệnh thứ 6 (1825), nhà Nguyễn “chuẩn định rằng các địa phương bắt đầu từ năm Minh Mệnh thứ 7 (1826) phàm giấy tờ việc công tư có đề hiệu năm, từ năm Tân Dậu về trước thì dùng can chi mà ghi, từ Tân Dậu về sau phải đề rõ niên hiệu, không được ghi bằng can chi như trước, để tỏ giềng mối” [6].

Dưới triều Nguyễn, mỗi khi nhà Vua lên ngôi, đều yêu cầu ghi niên hiệu lên các loại công văn, giấy tờ theo niên hiệu mới[7].

Bản chiếu của Hoàng đế ngày 20 tháng 12 năm Gia Long thứ 2 (1803) về việc thu lại chiếu văn của quan viên bị miễn chức, ghi chép ngày tháng dùng chữ “đơn”. Nguồn: TTLTQG I, Châu bản triều Nguyễn.

 Bản tấu ngày mồng 9 tháng Hai năm Thiệu Trị thứ 1 (1841) của Nguyễn Công Hoán về việc xin viết sớ sách, di văn theo niên hiệu mới (ghi chép ngày tháng dùng chữ “kép”). Nguồn: TTLTQG I, Châu bản triều Nguyễn.

Đến năm Thiệu Trị thứ 6 (1846), nhà Vua ban sắc rằng: “Từ nay phàm có viết chiếu dụ, theo lệ phải bỏ lại một nửa tờ giấy trắng, để viết niên hiệu, nếu là viết các bài thơ phú cùng bài minh Vua làm thì ở cuối giấy chỉ chừa lại độ ba, bốn dòng để viết niên hiệu thôi, chẳng cần câu nệ theo lệ để lại nửa tờ” [8].

Để tránh ngụy tạo, triều Nguyễn còn quy định đóng ấn triện lên chữ năm, tháng của văn bản. Năm Minh Mệnh thứ 3 (1822): “dùng ấn tín để phòng kẻ gian ngụy, ngăn sự thay đổi. Xưa nay, không kỳ ấn Bảo Tỷ hay ấn chương, phần nhiều đóng lên chữ niên hiệu năm ấy, duy lệ cũ, các nha đóng ấn tín về bên là ngụ ý tôn kính vua. Nay trẫm nghĩ ấn ngự dụng đã đóng lên chữ năm ấy, thì chuẩn cho các nha lớn nhỏ, ấn tín được đóng lên chữ tháng ấy, cũng đủ phân biệt tôn ty mà lại phòng ngừa được tệ cạo tẩy” [9]. Như vậy, thời gian ghi trên văn bản phải tuân theo quy định. Đối với chiếu, dụ là văn bản do nhà Vua ban hành thì niên hiệu được viết ở đầu văn bản, còn các bản tấu sớ do các cơ quan trung ương và địa phương ban hành thì niên hiệu được viết ở cuối văn bản. Đồng thời các văn bản đều được đóng dấu của cơ quan ban hành và quan phòng quan chức của quan viên có liên quan để bảo đảm tính xác thực.

Quốc hiệu và niên hiệu là hai yếu tố không chỉ bắt buộc phải có trong văn bản mà còn phải tuân theo quy định một cách thống nhất, nhằm bảo đảm tính xác thực của văn bản ban hành.

Chú thích ảnh TL minh họa

1. Bản chiếu của Hoàng đế ngày 20 tháng 12 năm Gia Long thứ 2 (1803) về việc thu lại chiếu văn của quan viên bị miễn chức, ghi chép ngày tháng dùng chữ “đơn”.

@ TTLTQG I, Châu bản triều Nguyễn.

2. Bản tấu ngày mồng 9 tháng Hai năm Thiệu Trị thứ 1 (1841) của Nguyễn Công Hoán về việc xin viết sớ sách, di văn theo niên hiệu mới (ghi chép ngày tháng dùng chữ “kép”).

@ TTLTQG I, Châu bản triều Nguyễn.

3. Năm Minh Mệnh thứ 3 (1822), nhà Vua quy định ghi chữ số “kép” trên dòng niên hiệu của văn bản.

@ Quốc sử quán triều Nguyễn, Đại Nam Thực lục chính biên, Đệ Nhị kỉ, quyển 18, trang 7.