Ty Thông chính sứ hoạt động như một bộ phận của văn phòng trung ương với nhiệm vụ xem xét các sớ tấu, biểu, sổ sách, giấy tờ của triều đình xuống các địa phương và nhận đơn kiện, bẩm trình từ các địa phương, sau đó xem xét phân loại, chuyển về các Bộ, nha để xử lí, trừ các văn bản mật và tối khẩn thì do Thị vệ xứ xem và trình trực tiếp lên nhà Vua. Với chức năng đó, Ty Thông chính sứ đóng vai trò là cầu nối giữa chính quyền trung ương và các địa phương thông qua hoạt động của Ty Bưu chính trên đường thiên lí.

Việc phân loại sớ sách được quy định cụ thể “Phàm sớ sách bốn phương đều phải àm riêng ra từng tập, như tiền lương thì do Bộ Hộ, gỗ lạt thì do Bộ Công, không được lẫn lộn làm 1 tập, để cho dễ chuyển nhận. Nếu ai dám làm hàm hồ, lôi thôi thì trích tham hặc”. Sau khi phân loại, Ty Thông chính sứ có nhiệm vụ chuyển giao văn bản theo nguyên tắc: Nếu văn bản quan trọng thì để nguyên phong tiến trình lên nhà Vua (tức là chuyển qua Nội các). Văn bản thuộc nhiệm vụ giải quyết của Bộ hoặc Nha môn nào thì chuyển cho cơ quan đó và ghi vào sổ sách để theo dõi “Phàm sớ tấu 4 phương, trừ chuyển giao theo đường ngựa chạy và tập mật tấu, sẽ do Thị vệ xứ xem. Nếu là việc quân việc nước quan trọng, thì lập tức đem nguyên phong tiến trình, còn đều mở phong bì ngoài ra xem. Việc thuộc về nha môn nào, thì đem cả bản chính và bản phụ giao cho nha ấy nhận làm, hoặc là việc quan hệ đến 2, 3 Bộ, thì xem Bộ nào quan trọng hơn, hoặc cũng tương đương nhau, thì chiếu thứ tự Bộ nào ở trước, sẽ chiếu giao. Nếu nha nào việc quan hệ xử lý có can ngại, thì đệ ngay cho Nội các hạch tấu. Còn tất cả các công văn nên giao nguyên phong cho các nha, không nên nhất loạt mở ra. Nếu việc giao công văn ấy đã đúng rồi mà nha ấy lại đem đi không nhận, thì tâu rõ lên” [1]. Ty Thông chính sứ sau khi kiểm tra, phân phát công văn của các cơ quan ở triều đình gửi đi các địa phương và bàn giao những công văn này cho Ty Bưu chính để chuyển đi các nơi.

Theo quy định, việc chuyển phát và tiếp nhận những sớ tấu công văn quan trọng do Ty Bưu chính thuộc Bộ Binh đảm nhận. Nhưng thực tế, trong những năm đầu thực hiện, công việc thiếu hiệu quả, nhiều trở ngại vì không có cơ quan chuyên trách. Đó là bởi Ty Bưu chính còn kiêm nhiệm vận chuyển công văn trong toàn quốc, có nhiều việc liên quan đến nhiệm vụ của hai, ba Bộ, Nha nhưng các Bộ, Nha đùn đẩy lẫn nhau, không cơ quan nào giải quyết. Vì thế, năm Minh Mệnh thứ 15 (1834), nhà Vua cho đặt riêng Ty Thông chính sứ, cấp ấn đồng để công việc xem xét công văn, giấy tờ được chuyên trách, chuyển giao các văn bản ở triều đình thông suốt, nhanh gọn cũng như ghi chép, theo dõi giải quyết công việc của các Bộ cũng được chặt chẽ hơn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc ở các cơ quan Trung ương và các Bộ.

Về mặt tổ chức, Ty Thông chính sứ không chia thành các bộ phận chức năng, mà công việc được giao cho từng chức quan cụ thể, bao gồm: 1 Chính sứ trật Chánh Tam phẩm (3/1), 1 phụ tá có Phó sứ trật Tòng Tam phẩm thường chỉ kiêm nhiệm. Hai chức quan này đều do nhà Vua đích thân lựa chọn. 15 thuộc viện, gồm có 1 Viên ngoại lang trật Chánh ngũ phẩm, 1 Chủ sự trật Chánh lục phẩm, 1 Tư vụ trật Chánh thất phẩm, 4 Chánh Bát và Cửu phẩm Thư lại, 10 Vị nhập lưu Thư lại.

Thông chính sứ ty làm việc theo nguyên tắc, tất cả các tấu sớ, sổ sách từ địa phương về Kinh đô đều do Trưởng quan Thông chính sứ ty xem trước, ghi chép lại rồi căn cứ theo nội dung công việc mà phân phối cho các Bộ. Nhiệm vụ này tạo cho Thông chính sứ ty một vị trí quan trọng và uy thế lớn trong triều. Trưởng quan Thông chính sứ ty, cùng Trưởng quan Đại lý tự, Trưởng quan Đô sát viện và 6 vị quan Thượng thư điều hành Lục Bộ, hợp thành thành 9 chức quan cao quý và chủ chốt của triều đình, gọi là Cửu khanh, thể hiện vai trò thân cận của Thông chính sứ ty đối với nhà Vua. Ty Thông chính sứ còn được tham dự các cuộc họp của Đình thần, và khi Vua Minh Mệnh lập ra Ty Tam pháp (1834), đã ra lệnh cho Ty Thông chính sứ phái người thường trực tại Công chánh đường để theo dõi việc tiếp nhận đơn khiếu tố của dân chúng qua thủ tục đăng văn, vào sổ sách minh bạch, tránh trường hợp Ty Tam pháp nhận đơn rồi để lại không giải quyết.

Khi gửi tấu sớ về triều, các quan địa phương phải chép thành 2 bản chính và phó, có đóng dấu và chữ kí của Tổng đốc, phong kín rồi giao cho trạm dịch mang đi. Sau đó, Ty Thông chính sứ kiểm tra nội dung của bản phó về quy cách viết và kí tên trên bản tấu, nơi gửi, người gửi… thậm chí có quyền trả lại hoặc đề nghị trừng phạt viên quan địa phương thảo bản tấu sai sót. Đây là một biện pháp kiểm soát chặt chẽ nhưng dễ tạo sự thiên vị hoặc trù dập của “quan trong” đối với “quan ngoài”. Các quan Thông chính sứ ty có thể vì cảm tính cá nhân mà đệ trình nhanh hoặc chậm, tiếp nhận hay trả lại sổ sách, tấu sớ, hoặc yêu cầu các quan địa phương phải làm lại, hoặc thay đổi nội dung bản tấu theo ý kiến chủ quan khi đệ trình nhà Vua.

Nhà Vua quy định, đối với những bản “mật tấu” (bản tấu bí mật) liên quan tới “quân quốc trọng sự”, Thông chính sứ ty phải “nguyên phong tiến trình”, không được mở xem trước. Lợi dụng quy định này, để tránh bị Thông chính sứ ty kiểm duyệt, những tấu báo công việc hành chính hàng ngày ở địa phương đều trở thành “mật tấu”, việc ít quan trọng cũng làm cho trở thành tối quan trọng và bí mật. Từ đó, hệ thống kiểm soát thông tin hành chính đã vô tình tạo điều kiện cho các quan lại can thiệp, bóp méo hoặc che giấu sự thật trong các báo cáo gửi lên nhà Vua, làm cho công tác quản lý của triều đình kém hiệu quả.

Năm Đồng Khánh thứ 3 (1888), tâu được chuẩn: Khi Kinh thành có biến trở về sau, số viên chức Thông chính ty đã vâng lệnh châm chước giảm bớt, nhưng giao cho Bưu chính ty thuộc Bộ Binh kiêm việc, các chương sớ không giải quyết cho hết, lại bỏ sót. Công việc chồng chất nghĩ rằng chẳng phải là phép tắc cho các quan lại phải siêng năng trong công việc [2]. Vì vậy, đến thời Nguyễn Mạt - thuộc Pháp (1885-1945), Thông chính sứ ty không còn nhiều chức năng và nhiệm vụ như đầu thời Nguyễn (1802-1883).